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10 Dicas para Gerir Melhor o seu Tempo

Sente que precisa de ser mais organizado e mais produtivo? Tem vindo a passar os seus dias cheio de tarefas e não consegue concretizar todas por completo? Então este artigo é para si! Temos as dez melhores dicas para gerir o seu tempo que o ajudarão a aumentar a sua produtividade.

1. Descubra onde está a perder tempo

Perdemos muito tempo com coisas pequenas quando o poderíamos estar a utilizar de uma forma produtiva. O que é que lhe rouba tempo? Passa demasiado tempo a navegar pela internet? A ler e-mails? A ver o feed de notícias do facebook? A enviar ou receber mensagens e chamadas pessoais?

Numa pesquisa elaborada pela salary.com 89% pessoas entrevistadas admitiram perder tempo no trabalho. Conheça as percentagens:

  • 31% desperdiçam 30 minutos diários
  • 31% desperdiçam cerca de uma hora por dia
  • 16% desperdiçam aproximadamente duas horas por dia
  • 6% desperdiçam aproximadamente três horas por dia
  • 2% desperdiçam cerca de quatro horas por dia
  • 2% desperdiçam cinco ou mais horas por dia

Considera que desperdiça imenso tempo? O acompanhamento das suas atividades diárias irá ajudá-lo a perceber onde gasta realmente o seu tempo e este é o primeiro passo para o aprender a gerir.

2. Crie metas para gerir o seu tempo

Lembre-se sempre que o foco de gerir o tempo é, na verdade, mudar os seus hábitos e comportamentos e não mudar o tempo. Um bom começo é eliminar todos os desperdícios de tempo pessoais. Durante uma semana, defina uma meta: não fazer chamadas ou responder a mensagens pessoais enquanto estiver a trabalhar.

3. Implemente um plano de gestão de tempo

Pense nisto como uma extensão da nossa segunda dica de gestão de tempo. O objetivo é mudar os seus comportamentos ao longo do tempo para atingir os objetivos que tenha previamente estabelecidos, como aumentar a sua produtividade ou diminuir o stress. Portanto, para além de definir as suas metas deve também acompanhá-las ao longo do tempo para ver se as está a atingir ou não.

4. Use ferramentas de gestão de tempo

Utilize um temporizador, seja um software, uma app no telemóvel, o primeiro passo para gerir fisicamente o seu tempo é saber o que está a gastar agora para saber como gastar menos no futuro. Um software como o PHC, por exemplo, permite-lhe programar eventos com facilidade e pode ser configurado para o lembrar de eventos com antecedência, facilitando assim a gestão do tempo.

5. Priorize tarefas

Deve começar cada dia a priorizar as tarefas do dia e a definir os seus objetivos a nível de desempenho. Ou seja, se tem 20 tarefas para um determinado dia, quais são as prioritárias?

6. Aprenda a delegar

Delegar é uma das coisas mais difíceis para muitos. Não importa o tamanho do seu negócio, deve aprender a dividir o peso das tarefas que tem em mãos. Delegar tarefas ajuda-o pois consegue aproveitar ao máximo o tempo que tem enquanto deixa que outros o ajudem.

7. Estabeleça rotinas

Será muito mais produtivo se seguir sempre uma determinada rotina. Para a maior parte das pessoas, criar e seguir uma rotina permite que estas cumpram as tarefas do dia em vez de desperdiçarem tempo.

8. Defina um limite de tempo para cada tarefa

Por exemplo, ler e responder e-mails pode fazer com que perca um dia inteiro. Defina um limite para cada tarefa, como por exemplo, uma hora e cumpra-a meticulosamente.

9. Tenha a certeza que tem tudo organizado

Está a perder demasiado tempo a procurar por algo no seu computador? Perca um pouco do seu tempo para organizar um sistema como a gestão documental do PHC. Ao fazê-lo, estará a poupar tempo no futuro que irá ajudá-lo a ser mais produtivo.

10. Não perca tempo enquanto espera

Seja uma reunião ou uma consulta no dentista, é quase impossível evitar esperar por algo ou por alguém. Mas, enquanto espera não precisa de estar a olhar para o teto. Com o avanço da tecnologia, é possível trabalhar a partir de qualquer lugar através do seu tablet ou smartphone. Poderá estar a ler um relatório, a ver uma folha de cálculo ou a planear a sua próxima campanha de marketing.

Irá atingir o que quiser se aprender a controlar o seu próprio tempo com estas dicas!

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